¡No tengo tiempo! (II)

Hoy, con objetivo de cerrar el tema de la gestión del tiempo, hablaré de una herramienta muy útil para este fin: el cuadrante de Eisenhower. En efecto, para los más curiosos, fue el general Eisenhower el que ideó este sistema, que consiste básicamente en diferenciar entre lo urgente (que requiere acción inmediata) y lo importante (referente a la calidad del resultado, conveniente). Según esto, cada situación en la vida la podríamos enmarcar en alguno de los siguientes cuadrantes:¿Y cómo utilizamos esto? En primer lugar, debes aprender a diferenciar si una tarea es urgente o no, a la vez de si es importante (para tus relaciones, tu vida personal o laboral) o no. Quiero dejar claro la subjetividad que encierran los términos "urgente" e "importante". Esto es algo absolutamente relativo a cada persona, y lo que puede ser importante (o urgente) para mí, puede no serlo para ti. Veamos cada uno de los cuadrantes con algún ejemplo:

1. Urgente e importante: En muchos casos son crisis, problemas de atención inmediata, cumplimientos de plazos...La acción a llevar a cabo es actuar al instante. Un ejemplo: si voy con un amigo que sufre una caída peligrosa, llevarle al hospital podría ser urgente, y si además le otorgo la calidad de importante (porque para mí su salud lo es), debo actuar de inmediato.
2. No urgente e importante: Son actividades dedicadas a construir relaciones, a prevenir problemas, a trabajar en proyectos a largo plazo, a evaluar oportunidades...La acción a llevar a cabo es planificar, llevando un registro en la agenda o donde más te guste. Un ejemplo: si recibo un mail de un amigo con el que hace mucho que no mantengo el contacto, para mí puede ser importante dedicar tiempo a contestarle, pero desde luego (y esto es una opinión personal), no lo denominaría urgente. Por tanto, me organizo para contestarle más tarde, cuando esté más desocupado, sin olvidarme de ello.
3. Urgente y no importante: Son, en muchos casos, interrupciones, llamadas telefónicas, e-mails...La acción a llevar a cabo es delegar. Un ejemplo: Estoy ocupado trabajando en cosas importantes cuando, de pronto, me escribe un e-mail un amigo preguntándome por una duda técnica urgente. Como es algo aparentemente urgente, pero desde luego (bajo mi punto de vista) no muy importante, decido contestarle con un enlace a una página web donde puede encontrar la solución a su problema. De esta forma he delegado la tarea en esa página, ahorrándome el tiempo que podría haber empleado para algo que yo no considero importante, por muy urgente que fuera. Como ves, no sólo se puede delegar en personas.
4. No urgente y no importante: Son, directamente, pérdidas de tiempo: horas muertas delante del ordenador, conversaciones de pasillo, la televisión...La acción a llevar a cabo es desecharlas. Un ejemplo: estoy trabajando en algo importante y de pronto recibo un correo con un power point muy trabajado sobre las flores de Bach. Evidentemente, ni es algo urgente, ni importante (al menos para mí), por lo que directamente lo obvio.

Esta herramienta nos hace tomar conciencia del tiempo que empleamos en solucionar urgencias, en apagar fuegos, no prestando atención a lo realmente importante. Lo ideal, según Stephen Covey en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva" sería emplear nuestro tiempo, sobre todo, en tareas del cuadrante de lo "no urgente e importante". Lo cierto es que trabajar en lo realmente importante se centra en el largo plazo, no busca un beneficio inmediato, sino un bienestar continuado y duradero. Son las tareas que guían y lideran tu vida: la educación de tus hijos, tus estudios, la visión estratégica de tu empresa, tu relación de pareja, tu desarrollo personal o tu salud.